Gestão Documental Pluriverso

Gestão documental ou gestão de documentos é um ramo do arquivo documental responsável pela administração de documentos nas fases corrente e intermediária (primeira e segunda idade), uma solução de arquivo, organização e consulta de documentos em formato electrónico onde existe toda a informação de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de negócio de uma empresa. Num processo de gestão documental o seu inicio ocorre com a recepção do documento em que este passa pela fase de desmaterialização, ou seja, digitalização do documento geralmente em formato papel para um formato electrónico. Numa segunda fase os documentos em formato electrónico são submetidos a uma classificação, de seguida há uma definição dos vários estádios do ciclo de vida do documento ao longo da sua existência, como por exemplo, a publicação, aprovação, distribuição, reencaminhamento e desactualizado (destruído). Por último, este processo disponibiliza ao utilizador um método de localização eficaz semelhante a um browser, por exemplo, o Google.

Gestão Documental

Gestão documental uer seja electrônica ou em arquivo de papel está presente em todas as organizações.
As soluções de Gestão Documental aplicam-se a um conjunto alargados de áreas funcionais:

1. Administrativa e Financeira (documentos financeiros)
2. Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não conformidade)
3. Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e controlo de produção)
4. Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de encargos)
5. Serviços a Cliente (informações, apoiam técnico e documentos de Cliente)
6. Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificações de produtos)
7. Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e desenvolvimento)
8. Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e regulamento)

Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestão electrónica de documentos (GED):

É uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos. Os sistemas GED permitem aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente, sendo esta última forma mais presente nos dias de hoje. A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do Conhecimento.
Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa. O GED lida com qualquer tipo de documentação.
Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED, entre: escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomínios; empresas de recrutamento; escritórios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicação; e consultorias. Nas médias e grandes empresas, o GED poderá ser aplicado para setores específicos (RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing, Informática). Este serviço avalia as necessidades específicas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.